Neue Verwaltungssoftware bei Theologie im Fernkurs

Seit einigen Jahren war die Umstellung auf ein neues Verwaltungsprogramm bei Theologie im Fernkurs ein wiederkehrendes Thema. Allerdings wollte man nicht im Alleingang auf die Suche nach einer zukunftsfähigen Software gehen, sondern sich hier mit der Katholischen Erwachsenenbildung im Bistum Würzburg e.V. zusammentun, die für ihre verschiedenen Bildungsträger ebenfalls einen Softwarewechsel ins Auge fasste und zu diesem Zweck bereits eine Projektplanungsgruppe ins Leben gerufen hatte.

 

Im Juli 2019 konnte Theologie im Fernkurs mit einem „Kick-off“ mit der konkreten Arbeit starten und hatte dabei immer im Blick, dass die Softwareumstellung ein idealer Zeitpunkt sei, langjährige Arbeitsabläufe grundsätzlich und kritisch zu überdenken. Gemeinsam mit Vertretern der Softwarefirma wurden beim Kick-off die besonderen Bedürfnisse von Theologie im Fernkurs dargelegt und nach Lösungen gesucht. Es zeigte sich schnell, dass aufgrund von Programmstandards vor allem die Arbeiten rund um die Kurseinschreibung und die Rechnungsstellung flexibler gestaltet werden können, zugleich wurde aber klar, dass die Kurs- und Notenstruktur von Theologie im Fernkurs einer umfangreichen Zusatzprogrammierung unter dem Stichwort „Studienverlauf“ bedurfte. Hier konnten wir unsere eLernplattform nutzen: In mehreren virtuellen Klassenzimmern nahmen die Softwareentwickler Einblick in unsere bisherige Arbeit und konnten zugleich ihre Lösungsvorschläge präsentieren. Es entwickelte sich über mehrere Monate eine sehr konstruktive Zusammenarbeit.

Im November 2019 und Anfang Februar 2020 erfolgten zwei Probemigrationen. In umfangreichen Tests wurde die Richtigkeit und Vollständigkeit der übermittelten Daten  überprüft, Fehler und Verbesserungsvorschläge aufgelistet und an die Entwickler zurückgemeldet. Am 12. März war es dann soweit: Mit einer letzten Migration war nun „Go-live“ angesagt! Die kompletten Verwaltungsvorgänge für den Studienbeginn April 2020 werden seit diesem Tag mit der neuen Software abgewickelt. Es folgten in den Wochen danach viele und lange Hotline-Telefonate, denn durch die täglichen konkreten Arbeiten wurden immer wieder Unstimmigkeiten offenbar, die Nachbesserungen in der Programmierung erforderlich machten.

Die Einführung einer neuen Verwaltungssoftware soll natürlich vor allem die inneren administrativen Abläufe effizienter machen, eine Auswirkung der Umstellung werden unsere Teilnehmenden aber ganz konkret spüren: Ab Studienbeginn April 2020 erhalten alle Studierenden das komplette Lehrbriefpaket zu Beginn des Studiums und können dennoch die Kursgebühr in Raten zahlen!

Ulrike Rückl